当協議会における不明確な会計処理に関するお知らせ
本件に関する以前のお知らせ
令和６年６月２０日
３月１８日にご報告しました未来戦略会議の答申案を受け、協議会の運営について改善案を検討してまいりました。３月２３日の年度末総会後の理事会において、以下の「当協議会運営における改善策」が承認されましたのでご報告申し上げます。
改善策に含まれている会計理事の設立については、６月１５日の定期総会にて規約改正案、役員選出案ともに承認され、令和６年度からの施行が決定しました。
そして、弁護士、税理士を構成員とする、第三者による調査委員会を３月２１日に発足させました。当会と情報共有をしながら、現在調査継続中です。
未来戦略会議の答申を受けて当協議会運営における改善策
【使途不明金発生の原因について】
〇会計処理を事務局一任になってしまった
〇執行部が会計に関与していなかった
→会計理事を設置することとし規約改正案を令和５年度年度末総会にて提案する
会計理事は副会長および執行役員が兼務、２名～若干名
〇会計監査が曖昧に行われていた
→会計監査マニュアルを作成し会長立ち合いのもとで監事による監査を実施する
〇第三者の目を入れ客観性を担保出来ていなかった
→令和５年度から税理士との顧問契約を締結し外部監査機能を担保する
【再発防止に向けて】
〇金額に応じた段階的な決裁権を設定する
→消耗品、事業費、委員会事業費などでそれぞれ決裁を要する金額を設定し会長および専務が決裁
購入品やリース選定の場合は必ず業者見積を必要とし金額によっては理事会承認を得る
会計規則を作成して決裁金額などを設定する
〇複式簿記を採用する
〇財務会計システムなどのデジタル技術を活用して履歴を残す
→顧問税理士に相談の上、会計ソフトを選定し導入する
〇会計監査の業務の重要性の認識及び改善
〇税理士などの外部監査機能の採用
→会計監査マニュアル内に業務の重要性や責任についても記述し、税理士との顧問契約と併せて会計理事における内部チェック、及び監事、顧問税理士における外部監査を実施し正確性と透明性を担保する
〇事務局の任期の設定
→事務局員の雇用契約は年度毎の有期契約とし再雇用契約は５年までを目途とする
（※採用面接時に有期雇用であることの説明や、最長雇用期間が決まっている中での人材確保ができるか課題感も残るため、継続して理事会にて協議が必要）
【事務局の業務改善について】
〇LINE WORKSなどデジタルを活用した簡便な形での業務報告
→事務局の業務負担の軽減と透明性の確保という両方の観点から提案のシステムを採用
毎日の業務報告書（業務日誌）の作成を実施し都度執行部で確認する
〇事務分掌の決定及び担当の年度ごとの変更
→担当を事業で分けることなく相互チェックができるように分掌する
執行は分掌業務を把握し翌年度の分掌変更を行う
〇採用時の人物チェック及び本人の意志の確認
〇採用条件の精査及び雇用契約時の双方の確認
→採用時マニュアルを作成の上で定められた書類提出及び会長はじめ三役の面接において採用決定する
〇研修の受講
→採用時のＯＪＴを含む内部研修と年間で定期に県などが実施する主に会計業務処理などの外部研修を受講することを採用時の条件とする
〇就業規則の見直し・遵守
→就業規則、雇用契約書の見直しを行った上で再作成し双方同意の上で雇用契約書を作成、双方にて保管する
服務規程などから逸脱した場合の懲戒等においても就業規則を見直しその遵守を徹底する
【会計事務の見直し】
〇会計担当役員の創設
→会計理事役員を創設する規約改正案を令和５年度年度末総会へ提案する
〇規約の見直し及び規約の遵守の徹底
→会則、就業規則などの規約を見直し令和５年度年度末総会及び令和６年度定期総会にて提案する
【監査業務の見直し】
〇監査を年度内複数回にする（半期、四半期に１度程度）
→令和５年度と同様の監事による半期毎の監査を実施する
〇会計役員による月1程度の会計チェック
→会計理事による1～2ヶ月毎の収支チェック（主に決裁を要した支出や小口金の使途など）を実施し、都度、理事会で報告する
〇会計監査業務の明文化
→令和５年度中期の実施監査方法を基に監査マニュアルの作成を行う
【組織運営について】
〇理事が理解を深めるための研修の充実
〇時間配分等理事会運営の工夫
→新年度理事に向けた研修をわかりやすい内容へと見直し実施する
事前の資料配付や紙面報告への移行を図り協議に注力できる会議へと内容を見直す
理事は地域からの選出者でありその先には地域の会員がいることを決して忘れずに理事が組織に主体的に関わることのできる会議、システム作りを行う
〇LINE WORKSなどデジタル技術を活用した意見箱
→デジタル活用も含めて意見が言いやすく忌憚ない議論のできる風通しのよい組織運営を遂行していく
【PTAのTについて】
〇先生はPTAとしては組織の一員仲間＝大事にする
→立場は違えど「子どもたちを育てていく仲間」であるという同じ目線で協働活動ができる関係性作りが大切である
〇現場の先生の声の収集と解決への協力
〇ブロックごとに先生との連携を強化する
→県教育委員会との包括協定に基づく協力体制の継続
協議会事業内での県教委との情報交換会や校長会との懇談会、神教祖との交流会を今後も積極的に計画、実施していく
ブロック活動において教育事務所や教職員組合の先生方の会議出席や協働事業を展開するなど協力体制を継続していく
各ブロックの地域課題などを共有し情報交換することで風通しのよい関係性を築き今後も連携を強化していくことを目指す
〇先生との関係性に関わる好事例の横展開
→県P大会やブロック事業をはじめとする地域で行う事例発表に取り込んでいくことを検討したい